Intitulé des groupes

[genglert]

Mais si je n'ai pas d'équipe, comment se fera le partage de l'information entre les utilisateurs ?

Tout dépend de ce que vous appelez 'partage' :

1. Partage total : tout le monde peut tout voire/modifier/supprimer. Il suffit que vos utilisateurs soient super-utilisateurs.
   
2. Partage partiel : les utilisateurs ne peuvent pas tout voir/modifier/supprimer. Ex : une fiche visible par un utilisateur ne l'est pas forcément pour un autre. C'est la qu'intervient la notion de rôle (et d'équipe suivant les besoins).

(on peut évidemment mélanger super-utilisateurs et utilisateurs 'normaux')


Rôles

Lorsque vous créez un utilisateur 'normal', il faut au préalable avoir créé son rôle. Lorsque vous créez un rôle, vous définissez :

• À quelle application ('Comptes & contacts', 'Facturation'...) ce rôle a droit (et par là j'entends les utilisateurs associés à ce rôle bien sûr) . Les applications auxquelles il a droit apparaissent dans le menu gauche (essayer atteindre une url non permise lui renverra une erreur 403 classique).
  
• Quelles applications les utilisateurs associés peuvent configurer. Ex: pouvoir configurer 'Comptes & contacts' permet de créer de nouveau Secteur d'activités (que l'on trouve dans les Contacts & Sociétés).
  
• Quels sont les types de fiches (Contact, Sociétés, Devis...) que le rôle peut créer.
  
• Quels sont les types de fiches que le rôle peut exporter (via les vues en liste).
  
• Quels sont les droits sur les fiches pour un utilisateur ayant ce rôle :
  • Peut-il voir (ou modifier ou supprimer) les fiches de manière générale (quel que soit leur propriétaire).
    
  • Pareil mais sur les fiches lui appartenant. Notez que les fiches lui appartenant sont un sous-ensemble de toutes les fiches ; donc si vous ne précisez pas de règles pour les propres fiches, mais qu'il y en a une pour toutes, cette dernière s'appliquera sur les fiches lui appartenant.
    
  • Pour les 2 points précédents, on peut préciser un type de fiche en particulier.

Équipe

Cette fonctionnalité est un peu cryptique et mérite donc des explications.

Les équipes viennent en complément des rôles dans certaines situations ; lorsqu'une fiche appartient à une équipe, pour chacun des membres de cette équipe, c'est comme si cette fiche leur appartenait (donc ce sont les droits sur ses propres fiches qui s'appliquent).

Exemple:
Imaginons un rôle 'R1' qui permet l'accès à "Comptes & contact", de créer de nouveau Contact, et de voir et modifier ses propres fiches Contact (et donc pas les autres fiches Contacts, et encore moins les autres types de fiche). Vous voulez que les utilisateurs A & B, qui ont le rôle R1, puissent partager (voir & modifier) certaines de leurs fiches Contact avec l'autre utilisateur, sans pour autant avoir à leur donner les droits sur les fiches de tout le monde. Il suffit alors de créer une équipe E1 qui comprend A & B, et qu'ils assignent les fiches à partager à E1 (plutôt qu'à eux-mêmes).

Remarquez que rien n'empêche un utilisateur d'appartenir à plusieurs équipes.

Quelques conséquences

• Mettre un super-utilisateur dans un équipe n'a évidemment aucune conséquence en terme de droits ; ça permet au mieux un marquage sémantique.
  
• Mettre tous ses utilisateurs dans une seule équipe et assigner toutes les fiches à cette équipe, ça revient au final à transformer les règles 'Ses propres fiches' en règles 'Toutes les fiches' (puisque c'est comme si toutes les fiches appartenait à tout le monde).